雑談の価値が増す時代の社内コミュニケーション：自己紹介ビンゴ大会レポート

jst_recruit — Wed, 04 Dec 2024 01:14:17 +0000

Voice編集長の久保田です。

先日、プラットフォーム本部で社内コミュニケーションイベント「自己紹介ビンゴ大会」がオンライン開催されました。当日は私も参加し、ビンゴ大会を純粋に楽しみ、同時に「“いい雑談”って大事だなぁ」と再認識しました。

エンジニアが他のメンバーと協力して問題解決やプロジェクトの進行を行うには、円滑なコミュニケーションが不可欠です。ただ、社内コミュニケーションの状況は、実際に働いてみないと自分に合っているかどうかはわかりません。もしかしたら、そこで働く社員の社内コミュニケーションへの想いを知ると、その会社の雰囲気やカルチャーが少し見えてくるかもしれません。

ということで、今回は、本イベントを手がけた情報共有プロジェクトメンバーへのインタビューです。当日のイベントの様子とともに、プロジェクトメンバーの社内コミュニケーションに対する想いについてご紹介します。

情報共有プロジェクトとは？交流を通じて生産性向上を目指す

―― 最初に、情報共有プロジェクトについてうかがいます。プロジェクトの最終的なゴールは、生産性向上とうかがいました。具体的な活動を教えてください。

プラットフォーム本部の情報共有プロジェクト（以下、プロジェクト）のミッションは、「所属部門以外のメンバーの顔、名前、仕事がわからない＝交流しない」という状況を改善させることです。

活動軸は2つあります。一つ目が、「社内コミュニケーション活性化」、二つ目が「情報やノウハウの集約・共有」です。体制は、プロジェクトリーダーのA.A.さんが全体統括をし、上記2つの活動軸で3－4名ずつのチームにわかれています。

私は一つ目の「社内コミュニケーション活性化」チーム（以下、プロジェクトチーム）のリーダーをしています。プロジェクトチームのメンバーは、私を含めて4名です。有益な情報を共有し合える環境の構築を目指して、社内イベントの企画やコミュニケーションツールの検討等、様々な取組みを行っています。

「情報やノウハウの集約・共有」チームでは、本部内情報ポータルの運営や、情報発信活動などを中心に担当しています。

―― プロジェクトチームの皆さんは、普段はどんな業務を担当されているのですか？

私は、プロダクト企画部で自社の動画配信プラットフォームであるJ-Stream Equipmedia（ジェイストリーム・イクイップメディア、以下EQ）での開発ディレクションを担当しています。具体的には、EQの動画再生プレイヤー上での視聴率や再生回数等を解析する動画視聴解析システムの進行管理等を行っています。

プロダクト企画部運営課でSREエンジニアとして働いています。担当業務は、主に自社CDNサービスであるJ-Stream CDNext（ジェイストリーム・シーディーネクスト、以下CDNext）やライブ関連の保守運用業務です。メンテナンスの調整や実施、障害発生時の調査や対応などを担当しています。

ネットワークインフラ部ネットワークインフラ課に所属しています。主な担当業務は、EQやCDNextといった自社サービスで利用されるネットワークの構築、運用・保守です。具体的には、サーバ構築やファイヤーウォールのポリシー設定変更作業、L2スイッチの設定などです。

また、月に1度くらいはデータセンターへ行き、機器の設置や結線作業を行うほか、最近はオンプレ環境でのKubernetes構築も手がけています。

ライブプロデュース2部所属のライブエンジニアです。全国各地のライブ配信のため、毎月10件程度の現場配信対応を行っています。

現場対応の他に、新しく導入する機材の検証対応やお客様に提供するエンコーダーの提案もしています。

―― メンバー構成は、サーバ・ネットワークの運用や開発案件の企画・ディレクション、ライブなど、様々ですね。

イベントテーマは、「一緒に働く仲間のことを知ろう」

―― さて、次に今回開催した「自己紹介ビンゴ大会」について、概要紹介をお願いします。

今回のイベントでは、通常のビンゴ大会とは異なり、担当業務や最近読んだ本、おすすめの映画など、数字ではなくお題が設定されたオリジナルビンゴカードを使用しました。

イベントのテーマは「自己紹介ビンゴで一緒に働く仲間のことを知ろう」に設定し、開催しました。自己紹介を絡めたビンゴカードの作成をチームで行うことでチーム内の人のことを知る機会を、そしてビンゴの番号発表時に解答者を指名し、インタビューで深堀し、お互いを知る機会としました。

過去にもいろいろなイベントを実施しましたが、結局イベント時だけの一過性のコミュニケーションで、日常的には活性化していないという問題意識がありました。

改善策についてチーム内で話し合い、活性化しない原因のひとつは、「相手のことを何も知らない」ことだという結論に至りました。知らないと、声をかけたくても何を話せばよいかわからない。ですので、今回は参加者同士を知ることにフォーカスしました。少しでも声をかけるきっかけになればと。

―― 知ることで、徐々に仲が深まり、チームワークへと発展することを狙ったのですね。当日は、プロジェクトの皆さんのエピソードインタビューも印象的でした。

自己紹介ビンゴでの質問内容は、「今年旅行に行きましたか？」など、ごく日常的なものです。「はい」と答えた場合は「行った場所、目的、旅行でのちょっとしたエピソード」等を聞き、「いいえ」と答えた場合は「行ってみたい場所」等、話題を広げていきました。

「はい・いいえ」だけでなく、関連エピソードを共有することで、参加者その人についてより深く知れるきっかけづくりを心がけました。

―― 司会の腕の見せ所でしたね。私も「へぇ、〇〇さん、そうなんだ」とじわじわきました。

前回のイベントでは、謎解き大会を行いました。その際は、参加者の意識が、謎解きに向きすぎてしまい、他参加者を知る会話時間があまり持てないという反省点が残りました。

そのため今回のイベントでは、ビンゴ大会を行いつつ、当選番号に紐づく質問内容を参加者と会話していく構成にすることで、自然と社内メンバーへの理解が深まるようにしました。

―― 今回のイベントは、オンラインで、働く場所に関係なく参加できたのが嬉しかったです。Ｊストリームは、テレワーク率も高いですし、ロケーションフリーで、オフィス拠点外の地域で働く方も多いですからね。当日は、私も自宅から参加しました。

私はイベントのバーチャル会場の作成担当でしたが、円滑に進行できたと思います。制作系の業務は初めてでしたが、参加者が動線をわかりやすいよう表示にも気を配りました。

―― 当日は、リーチの声も多くあがり、ビンゴ達成チームも出て、盛り上がりましたね。参加者の声としては、どんな内容が寄せられましたか？

参加者アンケートでは、「全般的に楽しかった」や「ほかの社員の方々と話せて楽しかった」等の意見を頂きました。

自身のビンゴチーム内だけではなく、他のビンゴチームメンバーのこともより深く知ることができ、有意義な時間となったとの感想もありましたね。

自分との共通点を知ると、印象に残りやすいですよね。プロジェクトチームでの当初想定以上に「知る機会」を作れました。

―― 個人的には、チーム内で回答を分担できた点も好きでした。人により、答えやすいテーマがありますし。ビンゴチーム内で、「誰が何にする？」とわいわい話しました。

ビンゴチームは、部署だけでなく年齢層もバラバラの構成でしたが、ビンゴ作成過程でコミュニケーションが活発だったのが印象的でした。Ｊストリーム社員は、コミュニケーションを積極的にとろうとするマインドを持っているのかなと感じました。終了後には「人となりを知れて楽しかった」といった意見が多く、やれて良かったなと感じました。

―― 回答の奥にある一人ひとりのエピソードにスポットライトを当て、大切にしたことが、功を奏したのですね。

雑談の価値を再考する
―― 組織カルチャーへのいい影響

―― イベントのライトな雰囲気の裏では、真剣に組織について考える皆さんの熱い想いを感じました。まじめに遊びを追求するというか、職人魂を感じました。皆さんそれぞれ、社内コミュニケーションをとても重要視しているのですね。

重要ですね。他部署のメンバーを知る機会が少ないと、活発な意見交換になりませんから。

―― 職場における普段のコミュニケーションについては、どう感じていますか？

Ｊストリームのように日常的なリモートワーク環境は便利な反面、意識しないと、特に雑談のような非公式なコミュニケーションは減りますね。派生して、部署間の業務連携や情報共有に支障をきたすケースが増えていると感じています。

オンライン上でのやりとりではニュアンスが伝わりにくいですしね。定例の会議以外での気軽な相談機会が少なくなりがちで、情報共有は、難しくなっていると思います。

―― 個人として、コミュニケーションについて工夫していることはありますか？

業務で関わる方とは、できるだけオフラインでも接点を持つようにしています。所属するチームでは期末にお疲れ様会が開催されるので、積極的に参加しています。

プロジェクトチームでは、Slackの雑談チャンネルも運営しています。個人的にも業務外の話題や興味深い記事の共有など、気軽なコミュニケーションのきっかけづくりを心がけています。また、定期的に発言することで、他のメンバーも参加しやすい雰囲気づくりを意識しています。

Slackの雑談チャンネルは、個人的にも他部署のメンバーを知るのに有効活用しています。

ただし、オンライン上での雑談は参加者が固定化しがちで、普段発言の少ないメンバーとの距離を縮めることは依然として課題ですよね。

自分はディスコミュニケーションを起こさないように、「相手にどうしてほしいか」の思いを込めて伝えるようにしています。会社のブランドスローガンである「もっと素敵な伝え方を。」ができるよう、今後も精進していきたいです。

―― ドキュメントや知識の共有と同じくらい、雑談の価値が一層高まり、組織をけん引する「いい雑談」を増やしていこうというお考えですね。

私にも経験がありますが、部門を超えると、誰に聞けばよいか分からない、かつ、聞きづらいですよね。不安ですし、身構えます。

業務をスムーズに進めるうえで、話したことがあるというのは大切だと思います。雑談でも、心理的障壁はずいぶん低くなります。

―― 皆さんが、社内コミュニケーションや組織カルチャーの醸成に対して熱い想いをお持ちなのがとてもよく理解できました。

プロジェクト活動から得た、キャリアに役立つ本質的な経験

―― 次に、皆さんのプロジェクト活動へのスタンスについてうかがいます。普段の業務とまったく異なりますよね。所属部署の業務との両立は、うまくできましたか？

うまくできました。情報共有プロジェクト内のタスクは、誰が何をやるのかしっかり割り振られ、取組むことが明確でしたので、確保時間の算出もスムーズにできました。

タスクが割り振られた時にいつやるのか決めてしまい、進めましたね。

所属部の業務との両立はできていましたが、業務対応が重なり、一部参加できない時などは、チーム内で代理進行してもらうこともありました。

業務との両立については、正直なところ試行錯誤の連続でした。イベントの準備時間の確保に苦心することもありましたね。

自分は現場対応が多く、落ち着いて思案する時間の確保が難しいため、移動時間にイベント企画を考えるなどで両立させました。

―― 作業分担は、どのように決めるのですか？

ベースとしては、運営メンバーで状況を共有し、お互いの繁忙期を考慮したスケジュール調整や、得意分野に応じた作業分担しています。

私は、ビンゴ大会の当日は、ライブ現場対応でした。ですので、担当業務としては、主に前日までの準備で、当日の運営は、他の皆さんのおまかせしました。当日の進行は忙しかったと思いますが、快く承諾して頂いたメンバーには感謝しきれません。

―― プロジェクトの活動が、キャリア面でプラスになったと思うことはありますか？

今回、バーチャルイベント会場のデザイン担当でしたが、制作系業務経験はありませんでした。そのため、一からデザインの勉強をし始めたきっかけになりました。

限られた時間の中での優先順位付けの重要性を実感しましたね。今回、自分の空き時間を見つけては少しずつタスクを進めていきました。次回は、より計画的にタスクを進められるよう、自身の時間管理の方法も見直したいなと考えています。

―― 部課や担当業務が違う人と一緒にプロジェクトを進めるとなると、それこそ「コミュニケーションの齟齬が生まれる」といった大変さを感じそうです。今回は、いかがでしたか？

そこまでコミュニケーションの齟齬を感じませんでした。会議内でもメンバー全員が意見を出し、疑問点があればその場で確認できていました。私自身も、話した内容を理解してもらえているかは、よく確認していました。

各メンバーが自部署の視点や課題感を持ち寄ることで、むしろ、多様な職種が集うプラットフォーム本部らしい参加者全員に配慮した企画を作ることができました。例えば、ビンゴの設問設計では、各部署の業務特性を考慮した内容を盛り込みました。結果、より多くの参加者が楽しめるイベントにできたのではないかと思います。

―― 「神は細部に宿る」ですね。

一緒にプロジェクトを進める中で、ズレは徐々にすり合わせていけるものです。ただし、普段から他部署でも知っている関係があればもっといいですね。私たち情報共有プロジェクトの価値を再認識しました。引き続きメンバーとの交流を生み出せる取組みを行っていこうと考えています。

―― 最後に、一言ずつお願いします。

イベントにご参加いただいたみなさま、ありがとうございました。今後も交流の機会を作っていきますので、ご参加いただけますと大変嬉しく思います！

情報共有プロジェクトでは、社内コミュニケーション活性化を目的に活動を続けていきます。今後ともよろしくお願いいたします。

このイベントを通じて、改めて社内コミュニケーションの可能性を感じることができました。今回はリモートイベントでしたが, 参加者の方々が積極的に対話を広げ、新しい発見や気づきを得られる場となりました。

アフターコロナの働き方において、このようなオンラインツールの利点を活かしながら、対面での交流も組み合わせることで、より豊かなコミュニケーションが生まれると考えています。今後も様々な形での交流機会を通じて、社内の一体感を高めていければと思います。

情報共有プロジェクトでは半期に一度、このようなプラットフォーム本部メンバーの交流を促進するイベントを実施しております。次回のイベントも是非楽しみにして頂きたいです！

―― これからも、現場目線で自社らしいカルチャーを一緒に創っていけたらいいですね。今後の企画も楽しみにしています！

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